Указ Губернатора Ульяновской области №81 от 13.08.2018

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области

 

В целях установления единого порядка ведения делопроизводства в Правительстве Ульяновской области, совершенствования системы документационного обеспечения  п о с т а н о в л я ю:

  1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области (далее – Инструкция).
  2. Руководителям подразделений, образуемых в Правительстве Ульяновской области, обеспечить соблюдение Инструкции при организации и ведении делопроизводства и документооборота.
  3. Установить, что методические разъяснения по порядку применения Инструкции осуществляет управление делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций администрации Губернатора Ульяновской области.

 

 

Губернатор области                                                                         С.И.Морозов

 

 

Утверждена 

указом Губернатора
Ульяновской области

 

 

 

 

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области

 

  1. Общие положения

 

1.1.   Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области (далее – Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Правительства Ульяновской области документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности путём унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.

1.2.   Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ульяновской области, положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждёнными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждёнными приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, национальными стандартами Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р ИСО 15489-1 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», нормативными и методическими документами, регламентирующими ведение архивного дела, и с учётом особенностей документооборота в Правительстве Ульяновской области.

1.3.   Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий. Система электронного документооборота (система автоматизированной обработки документов), применяемая в Правительстве Ульяновской области, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции. Делопроизводство в Правительстве Ульяновской области ведётся с использованием системы электронного документооборота CompanyMedia (далее – СЭД).

1.4.   Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

Требования Инструкции распространяются на бухгалтерскую, научно-техническую и другую специальную документацию лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.5.   Методическое руководство организацией делопроизводства, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях, образуемых в Правительстве Ульяновской области (далее – подразделения), осуществляют департамент делопроизводства управления делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций администрации Губернатора Ульяновской области (далее – служба делопроизводства) и ответственные лица в подразделениях, на которые возложены функции организации и ведения делопроизводства (далее – ответственные за делопроизводство).

По вопросам организации делопроизводства служба делопроизводства взаимодействует с подразделениями, исполнительными органами государственной власти Ульяновской области (далее также – ИОГВ) и органами местного самоуправления муниципальных образований Ульяновской области.

1.6.   Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в подразделениях возлагается на их руководителей.

Руководитель подразделения назначает ответственного (ответственных) за делопроизводство. Список ответственных за делопроизводство в подразделениях и их функциональные обязанности утверждаются правовым актом Правительства Ульяновской области.

1.7.   Выполнение требований Инструкции обязательно для всех сотрудников Правительства Ульяновской области, а также сотрудников ИОГВ и организаций, подведомственных Правительству Ульяновской области или ИОГВ (далее – подведомственные организации), осуществляющих подготовку документов за подписью лиц, замещающих государственные должности Ульяновской области, указанные в пунктах 1, 3-5, 8, 9, 22-25 статьи 3 Закона Ульяновской области от 30.01.2006 № 06-ЗО «О государственных должностях Ульяновской области» (далее также – должностные лица Правительства Ульяновской области), помощников Губернатора Ульяновской области (далее – помощники), советников Губернатора Ульяновской области (далее – советники).

Руководители подразделений, ИОГВ и подведомственных организаций, осуществляющих подготовку документов за подписью должностных лиц Правительства Ульяновской области, в обязательном порядке должны ознакомить с Инструкцией вновь принятых на работу сотрудников под роспись.

1.8.   Работать с документами вне служебных помещений запрещается.

1.9.   Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

С содержанием документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению).

1.10.   Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов, их копий осуществляются уполномоченным подразделением, в отдельных случаях – по согласованию с должностным лицом Правительства Ульяновской области, курирующим службу делопроизводства.

1.11.   Перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку сотрудники подразделений обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы по описи (приложение № 1 к Инструкции) ответственному за делопроизводство в соответствующем подразделении. Дальнейшее исполнение указанных документов осуществляется по указанию руководителя подразделения.

1.12.   При увольнении или переходе в другое подразделение сотрудник обязан сдать все числящиеся за ним документы ответственному за делопроизводство по акту приёма-передачи, копия которого направляется в службу делопроизводства.

1.13.   Об утрате документов (дел) сотрудники подразделения немедленно сообщают руководителю соответствующего подразделения. На основании решения должностного лица Правительства Ульяновской области, курирующего службу делопроизводства, формируется комиссия, которая проводит служебное расследование. Председатель комиссии с учётом предложений службы делопроизводства докладывает должностному лицу Правительства Ульяновской области, курирующему службу делопроизводства, о результатах служебного расследования с представлением материалов и выводов для принятия окончательного решения.

На утраченные документы (дела) составляется акт (приложение № 2 к Инструкции), на основании которого делаются соответствующие отметки в учётных формах. Акты на утраченные документы (дела) постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив Правительства Ульяновской области (далее – архив) для включения их в дело архивного фонда.

1.14.   Сотрудники подразделений несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

  1. Основные понятия

 

В Инструкции используются следующие основные понятия:

архивная выписка – документ, составленный на бланке Правительства Ульяновской области, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определённым факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

архивная копия – дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

архивная справка – документ, составленный на бланке Правительства Ульяновской области, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен;

архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства;

архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически и (или) логически связанных между собой;

архивохранилище (архив) – специально оборудованное помещение для хранения архивных документов;

бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими составителя официального документа;

включение документа в СЭД – осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и (или) документа в СЭД;

внутренняя опись – документ, включаемый в дело для учёта документов дела, раскрытия их состава и содержания;

временное хранение документов – хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации;

дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещённых в отдельную обложку;

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать;

документальный фонд – совокупность документов, образующихся в деятельности Правительства Ульяновской области;

документационное обеспечение (управления), ДОУ – деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами;

документирование – запись информации на носителе по установленным правилам;

документооборот – движение документов в Правительстве Ульяновской области с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;

документопоток – совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут;

заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие её юридическую значимость;

заголовок дела краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела;

индекс дела цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации;

исполнитель (документа) – лицо, замещающее одну из государственных должностей Ульяновской области, указанных в пунктах 3-5, 8, 9, 11, 22-25 статьи 3 Закона Ульяновской области от 30.01.2006 № 06-ЗО «О государственных должностях Ульяновской области», помощник, советник, руководитель подразделения, ИОГВ, подведомственной организации, фамилия которого указана в отметке об исполнителе или в резолюции;

контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

лист-заверитель дела – документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела;

обеспечение сохранности документов – комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов;

объём документооборота – количество документов, поступивших в Правительство Ульяновской области и созданных подразделениями за определённый период времени;

оперативное хранение документов – хранение документов в подразделении до их передачи в архив или уничтожения;

опись дел, документов – справочный и учётный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учёта архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учёта;

опись дел подразделения – учётный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение;

оформление дела – подготовка дела к передаче на архивное хранение;

оформление документа – проставление на документе необходимых реквизитов;

первичная обработка документов – обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в Правительство Ульяновской области;

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

постоянное хранение документов – вечное хранение документов без права их уничтожения;

предварительное рассмотрение документов – изучение документа, поступившего в Правительство Ульяновской области, для определения лица,
в компетенцию которого входит его рассмотрение;

разработчик документа – сотрудник Правительства Ульяновской области, ИОГВ, подведомственной организации, ответственный за подготовку документа;

регистрационно-учётная форма – документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе
в целях учёта, поиска и контроля;

регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учётную форму;

система документации – совокупность документов, взаимосвязанных
по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению;

составитель документа – лицо, замещающее одну из государственных должностей Ульяновской области, указанных в пунктах 3-5, 8, 9, 22-25 статьи 3 Закона Ульяновской области от 30.01.2006 № 06-ЗО «О государственных должностях Ульяновской области», помощник или советник, на бланке которого оформляется документ, либо подразделение, ИОГВ, подведомственная организация, создавшие документ;

средства документирования – средства организационной
и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе;

срок хранения документов – период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда;

типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом;

унифицированная форма документа – формуляр документа определённого вида, содержащий постоянную часть текста;

уничтожение документов – исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке;

файл электронного документа – сочетание визуальных отображений бланка, текста и других реквизитов (исключая регистрационный номер, дату регистрации и подпись) электронного документа и его приложений;

факсимильная связь – метод передачи на расстоянии графической и буквенно-цифровой информации, а также рукописных сообщений с воспроизведением на принимающем устройстве в форме, аналогичной переданной;

формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;

хранение документов – организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов;

экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;

электронная подпись – информация в электронной форме, присоединённая к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;

электронный документ – документ, информация которого представлена
в электронной форме;

электронный образ документа – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

электронный документооборот – документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (СЭД);

электронный шаблон бланка документа – бланк документа
в электронном виде.

 

  1. Требования к подготовке и оформлению документов

 

3.1.   Бланки документов

 

3.1.1.   Документы Правительства Ульяновской области оформляются на бланках утверждённого образца, на стандартных листах бумаги формата А4, А5, А6 или в виде электронных документов.

Перечень и образцы применяемых бланков документов в Правительстве Ульяновской области представлены в приложениях № 3-3.20 к Инструкции.

3.1.2.   Бланки документов изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники на стандартных листах белой бумаги форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм). Допускается использование бланков документов формата А3 (297 x 420 мм) и А6 (105 x 148 мм). Выбор формата бланка документа зависит от вида и объёма документа.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля следующих размеров:

в книжном формате:

30 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее;

в альбомном формате:

20 мм – левое;

20 мм – правое;

30 мм – верхнее;

10 мм – нижнее.

Макеты бланков документов Правительства Ульяновской области разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка документа располагаются в верхнем левом углу листа, при продольном варианте – в середине верхнего поля листа.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов – не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов – не более 12 см.

При подготовке документов в Правительстве Ульяновской области используются электронные шаблоны бланков документов.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков документов должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

3.1.3.   Проектирование макетов бланков документов осуществляется службой делопроизводства.

Образцы новых бланков и электронные шаблоны новых бланков документов утверждаются должностным лицом Правительства Ульяновской области, курирующим службу делопроизводства.

Бланки комиссий, советов разрабатываются в соответствии с требованиями Инструкции.

3.1.4.   При переписке между подразделениями и с ИОГВ бланки не используются.

3.1.5.   Бланки документов с воспроизведением герба Ульяновской области (далее – гербовые бланки документов) изготавливаются полиграфическими организациями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности.

Заказ на изготовление гербовых бланков документов Губернатора Ульяновской области, Председателя Правительства Ульяновской области, Правительства Ульяновской области оформляется службой делопроизводства.

3.1.6.   Запрещаются тиражирование гербовых бланков документов на копировально-множительных аппаратах и использование их ксерокопий для оформления подлинных документов.

3.1.7.   Порядок применения гербовых бланков документов в Правительстве Ульяновской области.

Правовые акты Губернатора Ульяновской области оформляются на бланках указов и распоряжений, правовые акты Правительства Ульяновской области – на бланках постановлений и распоряжений.

Документы постоянно действующих координационных и совещательных органов, иных органов Правительства Ульяновской области оформляются на общем бланке Правительства Ульяновской области (приложение № 3.20 к Инструкции) или на стандартных листах бумаги формата А4 (приложения № 15-17 к Инструкции).

Бланки писем Губернатора Ульяновской области, Председателя Правительства Ульяновской области и Правительства Ульяновской области применяются при направлении во все адреса на территории Российской Федерации, а также для переписки с зарубежными адресатами.

Бланк письма лица, замещающего одну из государственных должностей Ульяновской области, указанных в пунктах 4, 5, 8, 9, 22-25 статьи 3 Закона Ульяновской области от 30.01.2006 № 06-ЗО «О государственных должностях Ульяновской области», помощника, советника применяется при направлении адресатам в пределах Российской Федерации.

Гербовые бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться в другие организации и частным лицам.

3.1.8.   Учёт, хранение и списание гербовых бланков документов.

Гербовые бланки документов выдаются службой делопроизводства ответственным за делопроизводство.

Учёт поступления, выдачи и использования гербовых бланков документов ведётся в журнале установленной формы согласно приложению № 4 к Инструкции. Гербовые бланки документов хранятся в надёжно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах).

Испорченные гербовые бланки документов подлежат возврату в службу делопроизводства.

Уничтожение гербовых бланков документов осуществляется по акту (приложение № 5 к Инструкции).

Контроль за правильностью использования и хранения гербовых бланков документов возлагается на службу делопроизводства и руководителей подразделений.

3.1.9.   Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков документов проводится не реже 1 раза в год комиссией, назначаемой должностным лицом Правительства Ульяновской области, курирующим службу делопроизводства. О проведённых проверках делаются отметки в журнале учёта гербовых бланков документов.

В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учёте, хранении и использовании гербовых бланков документов проводится служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения должностного лица Правительства Ульяновской области, курирующего службу делопроизводства.

 

3.2.   Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

 

3.2.1.   Подготовка документов осуществляется в текстовом редакторе Word for Windows с применением шрифтов гарнитуры Times New Roman размера № 14. При изготовлении таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров (№ 10-13).

При необходимости размещения текста документа на фиксированном количестве листов допускается, но не рекомендуется уменьшение шрифта до 13,5-13 (для писем) либо уменьшение или увеличение межстрочного интервала (для правовых актов) не более чем на 0,02 пункта (одинарный межстрочный интервал допускается уменьшить до 0,98 пт или увеличить до 1,02 пт; полуторный соответственно – до 1,48 пт или 1,52 пт). Предпочтительным способом является более тщательная проработка текста документа.

Для выделения отдельных реквизитов документа используются полужирное начертание, курсив, подчёркивание или смещение относительно границ основного текста.

В документах кавычки оформляются следующим образом: «...».

3.2.2.   Текст документа печатается через одинарный межстрочный интервал, кроме текстов закона и пояснительной записки к закону, которые печатаются через полуторный межстрочный интервал. Интервал между словами – 1 пробел.

Текст выравнивается по ширине страницы. В текстах документов, за исключением наименований, допускаются автоматические переносы слов. Первая строка абзаца оформляется с отступом 1,25 см (далее – абзацный отступ).

При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа арабскими цифрами шрифтом Times New Roman размером № 14 без слова «страница» («стр.») и знаков препинания.

Допускается создание внутренних документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

3.2.3.   Многострочные реквизиты печатаются через одинарный межстрочный интервал, составные части одного реквизита отделяются друг от друга 1 строкой непечатаемых символов (например, в реквизитах «Адресат», «Гриф утверждения документа»), реквизиты один от другого отделяются 1-3 строками непечатаемых символов (например, заголовок к тексту или адресат отделяется от обращения (при его отсутствии – от текста) 3 строками непечатаемых символов, обращение от текста и текст от приложения – 1 строкой, текст (приложение) от подписи – 3 строками непечатаемых символов).

3.2.4.   При подготовке документов от границы левого поля без абзацного отступа печатаются следующие реквизиты: заголовок к тексту, отметка о приложении, отметка об исполнителе, наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования документа», отметка о заверении копий, а также слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ» в протоколах.

3.2.5.   Документ, оформленный на бланке, должен иметь обязательный состав реквизитов, расположенных в порядке, установленном соответствующими правовыми актами.

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа.

При подготовке и оформлении документов должны соблюдаться правила оформления реквизитов, изложенные в пункте 3.2.8 настоящего подраздела.

3.2.6.   Требования к составлению и оформлению документов закреплены в национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», введённом в действие приказом Росстандарта от 08.12.2016
№ 2004-ст.

3.2.7.   При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной обработки информации.

3.2.8.   Реквизитами документов, создаваемых в Правительстве Ульяновской области в процессе деятельности, являются:

1) герб Ульяновской области;

2) наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области (далее также – Правительство Ульяновской области);

3) наименование подразделения;

4) наименование должности;

5) справочные данные о Правительстве Ульяновской области либо о должностном лице Правительства Ульяновской области, помощнике, советнике;

6) наименование вида документа;

7) дата документа;

8) регистрационный номер документа;

9) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

10) место составления (издания) документа;

11) гриф ограничения доступа к документу;

12) адресат;

13) гриф утверждения документа;

14) указания по исполнению документа (резолюция);

15) заголовок к тексту;

16) текст документа;

17) отметка о контроле;

18) отметка о приложении;

19) подпись;

20) отметка об электронной подписи;

21) гриф согласования документа;

22) виза;

23) печать;

24) отметка о заверении копии;

25) отметка об исполнителе;

26) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

27) отметка о поступлении документа;

28) ссылка на документ.

3.2.8.1.   Герб Ульяновской области.

Герб Ульяновской области размещается на бланках должностных лиц Правительства Ульяновской области, а также на бланке Правительства Ульяновской области в соответствии с Законом Ульяновской области от 26.12.2013 № 247-ЗО «О гербе Ульяновской области».

Изображение герба Ульяновской области помещается в середине верхнего поля бланка документа над реквизитами на расстоянии 10 мм
от верхнего края листа.

3.2.8.2.   Наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области.

Наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, закреплённому в Уставе Ульяновской области.

Если документ подготавливается Правительством Ульяновской области совместно с иной (иными) организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги.

Наименования организаций одного уровня располагаются на одном уровне (приложение № 6 к Инструкции); наименования организаций разного уровня располагаются друг под другом (приложение № 6.1 к Инструкции).

3.2.8.3.   Наименование подразделения.

Наименования подразделений указываются во внутренних документах: справках (приложение № 26 к Инструкции), номенклатуре дел (приложение
№ 45 к Инструкции).

3.2.8.4.   Наименование должности.

Наименование должности должностного лица Правительства Ульяновской области, помощника, советника указывается в бланках писем соответствующих лиц.

Наименования должностей лиц, указанных в абзаце втором настоящего подпункта, должно соответствовать наименованиям, приведённым
в распорядительных документах о назначении указанных лиц на должность.

3.2.8.5.   Справочные данные о высшем исполнительном органе государственной власти Ульяновской области, должностном лице Правительства Ульяновской области, помощнике, советнике.

Справочные данные о высшем исполнительном органе государственной власти Ульяновской области, должностном лице Правительства Ульяновской области, помощнике, советнике содержат сведения, необходимые при информационных контактах.

Справочные данные на бланке письма включают в себя почтовый или юридический адрес, место нахождения, номера телефонов, факсов, адрес электронной почты, интернет-адрес.

Адрес пишется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утверждёнными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 № 234 (далее – Правила оказания услуг почтовой связи), например:

 

Радищева ул., д. 1, г. Ульяновск, 432063

3.2.8.6.   Наименование вида документа.

Наименование вида документа указывается во всех, кроме писем, документах – указах, постановлениях, распоряжениях, протоколах, служебных (докладных) записках, актах, справках, заключениях и др., печатается прописными буквами, например: ПРОТОКОЛ, АКТ, СПРАВКА, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.

3.2.8.7.   Дата документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания, для акта – дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число (без кавычек) проставляется должностным лицом Правительства Ульяновской области, помощником, советником, руководителем подразделения непосредственно при подписании документа. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.

При цифровом способе день месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой (при этом, если дата или порядковый номер месяца состоят из одной цифры (от 1 до 9), перед этой цифрой добавляется 0), год – четырьмя арабскими цифрами (без добавления слова «года» или буквенного обозначения «г.»). Например, дату 5 февраля 2018 года следует оформлять таким образом: 05.02.2018.

При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется цифрами (при этом, если дата содержит одну цифру (от 1 до 9), 0 перед цифрой не добавляется), месяц – словом, год – четырьмя цифрами с добавлением слова «года» или его сокращением до буквенного обозначения «г.», например:
5 февраля 2018 года (5 февраля 2018 г.).

В письмах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, а также в правовых актах предпочтительным является словесно-цифровой способ оформления дат (сроков), а реквизиты правовых актов при ссылках на них в документах указываются цифровым способом, например: 

«В срок до 6 марта 2018 года в соответствии с постановлением Правительства Ульяновской области от 03.08.2013 № 341-П...»

 

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Дата проставляется в специально отмеченном месте на бланке документа либо ниже реквизита «Подпись».

3.2.8.8.   Регистрационный номер документа.

Реквизит «Регистрационный номер документа» состоит из порядкового номера, который может дополняться буквенным обозначением наименования вида документа, должности (или фамилии) должностного лица Правительства Ульяновской области, помощника, советника, руководителя подразделения, подписавшего документ, индексом дела по номенклатуре дел.

Регистрации подлежат все документы, создающиеся в Правительстве Ульяновской области, и документы, поступающие от других организаций и физических лиц. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включён в документальный фонд Правительства Ульяновской области.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций и может проставляться через косую черту в порядке указания составителей документа (приложения № 6 и 6.1 к Инструкции).

На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

3.2.8.9.   Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется разработчиком документа при подготовке письма-ответа, располагается на бланке письма ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».

Данный реквизит включает в себя регистрационный номер и дату создания документа, на который даётся ответ. Указанные сведения переносятся разработчиком документа из поступившего документа.

Наличие реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, сокращает время обработки, повышает уровень оперативности доставки. Указание в тексте письма ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа
не допускается.

При ответе на документ, поступивший без регистрационного номера и (или) даты, данный реквизит не используется.

3.2.8.10.   Место составления (издания) документа.

Место составления или издания документа (г. Ульяновск) указывается на бланках документов Губернатора Ульяновской области, Председателя Правительства Ульяновской области и Правительства Ульяновской области, за исключением бланков писем.

3.2.8.11.   Гриф ограничения доступа к документу.

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма
к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации. Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера».

В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись «Для служебного пользования», которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации:

 

Для служебного пользования

Экз. № 2

 

3.2.8.12.   Адресат.

В качестве адресата могут быть организации, их подразделения, должностные или физические лица.

Реквизит «Адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).

Реквизит «Адресат» печатается через одинарный межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом, например:

 

 

Министерство финансов

Российской Федерации

 

При направлении документа в организацию указывается полное наименование организации в именительном падеже, выравнивание по горизонтали осуществляется по левому краю.

При адресовании документа в структурное подразделение организации указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения. Наименование подразделения отделяется от наименования организации 1 строкой непечатаемых символов, например:

 

 

Аппарат Правительства

Российской Федерации

 

 

Отдел по работе

с обращениями граждан

 

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращённые наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Если документ адресован должностному лицу, то наименование должности и фамилия должностного лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже, инициалы ставятся после фамилии, выравнивание по горизонтали осуществляется по центру (строки реквизита «Адресат» центрируются по отношению к самой длинной строке), фамилия
от наименования должности отделяется 1 строкой непечатаемых символов, например:

 

Генеральному директору

ЗАО «Авиастар-СП»

 

 

Фамилия И.О.

 

Если адресат, кроме должности, имеет какое-либо звание (военное, научное, государственный чин и т.п.), то все три части (наименование должности, звание и фамилия) отделяются друг от друга 1 строкой непечатаемых символов, после наименования должности запятая не ставится, вторая часть начинается со строчной буквы (за исключением тех званий, которые пишутся с прописной буквы), например:

 

 

Начальнику Управления

Министерства юстиции

Российской Федерации

по Ульяновской области

 

 

действительному

государственному советнику

юстиции Российской Федерации

2 класса

 

 

Девятаеву Ф.П.

 

Документ не должен содержать более четырёх адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвёртым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляют лист рассылки документа, который прилагается к проекту письма. Предпочтительным является индивидуальное направление писем каждому адресату.

Если документ направляется в несколько однотипных организаций, или в несколько подразделений одной организации, или нескольким должностным лицам, замещающим аналогичные должности, то их следует указывать обобщённо, например:

 

 

Главам местных администраций

муниципальных образований

Ульяновской области

 

В этом случае также составляется лист рассылки.

В письмах, направляемых нескольким адресатам, обращение отсутствует.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи установлена следующая последовательность написания элементов почтового адреса:

наименование адресата (наименование организации – юридического лица, для гражданина – фамилия, инициалы);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населённого пункта (города, посёлка);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

При адресовании письма в организацию указывают её наименование, затем почтовый адрес, например:

 

 

Агентство недвижимости «Шанс»

 

 

Краснопролетарская ул., д. 8,

г. Ульяновск, 432031

 

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия
и инициалы (инициалы после фамилии), затем почтовый адрес, указанные части реквизита отделяются друг от друга 1 строкой непечатаемых символов, например:

 

 

Фамилия И.О.

 

 

Минаева ул., д. 15, кв. 6,

г. Ульяновск, 432600

 

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в федеральные органы исполнительной власти, в ИОГВ, в органы местного самоуправления, а также любым должностным лицам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При отправке письма по электронной почте или по каналам факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса), например:

 

Селивановой Е.Н. 

en_2584@mail

 

3.2.8.13.   Гриф утверждения документа.

 

Далее см. приложения

 

Указ в формате .doc

 

 Указ в формате .pdf 

Приложения

Опубликовано 16.08.2018

Поиск документа

Поиск может осуществлять по любому из параметров или их сочетанию

Разделы

Ссылки