Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ульяновской области и исполнительных органах государственной власти Ульяновской области

В целях упорядочения обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ульяновской области и исполнительных органах государственной власти Ульяновской области Правительство Ульяновской области  п о с т а н о в л я е т :

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ульяновской области и исполнительных органах государственной власти Ульяновской области.

2. Руководителям структурных подразделений Правительства Ульяновской области и исполнительных органов государственной власти Ульяновской области обеспечить исполнение требований, установленных  Инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ульяновской области и исполнительных органах государственной власти Ульяновской области.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Заместителя Губернатора Ульяновской области – руководителя аппарата Губернатора и Правительства Ульяновской области Опёнышеву С.В.

 

Губернатор – Председатель
Правительства области
С.И. Морозов

 

УТВЕРЖДЕНА
постановлением Правительства
Ульяновской области

 

ИНСТРУКЦИЯ
о порядке обращения со служебной информацией
ограниченного распространения в Правительстве Ульяновской области
и исполнительных органах государственной власти
Ульяновской области

 

 

1. Общие положения

 

1.1. Настоящая Инструкция определяет общий порядок обращения с документами и другими материальными носителями* информации, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Правительстве Ульяновской области и исполнительных органах государственной власти Ульяновской области.

Настоящая Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера».

1.3. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности Правительства Ульяновской области и исполнительных органов государственной власти Ульяновской области, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью. К ней относятся сведения, не подлежащие опубликованию в открытой печати, использованию в передачах радио и телевидения, а также требующие ограничения знакомящихся с ними лиц. 

В Правительстве Ульяновской области и исполнительных органах государственной власти Ульяновской области на основании Перечня сведений конфиденциального характера, утверждённого Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188, разрабатываются и утверждаются  соответствующими распоряжениями (приказами) свои перечни сведений, содержащих информацию ограниченного распространения (перечни сведений

конфиденциального характера).

1.4. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, а также устанавливающие правовое положение организаций и полномочия государственных органов, органов местного самоуправления;

информация о состоянии окружающей среды;

информация о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, а также об использовании бюджетных средств (за исключением сведений, составляющих государственную или служебную тайну);

информация, накапливаемая в открытых фондах библиотек, музеев и архивов, а также в государственных, муниципальных и иных информационных системах, созданных или предназначенных для обеспечения граждан (физических лиц) и организаций такой информацией;

иная информация, недопустимость ограничения доступа к которой установлена федеральными законами.

1.5. На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, и на их проектах проставляется пометка «Для служебного пользования», или «ДСП».

1.6. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к категории ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 1.3 настоящей Инструкции.

1.7. Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).

1.8. При приёме на государственную гражданскую службу или работу в Правительство Ульяновской области, в исполнительные органы государственной власти Ульяновской области каждый государственный гражданский служащий или работник (далее – сотрудник) должен быть ознакомлен с настоящей Инструкцией под личную подпись и предупреждён об ответственности за разглашение служебной информации ограниченного распространения, ставшей ему известной в связи с выполнением им своих служебных обязанностей.

1.9. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник может быть привлечён к дисциплинарной или иной ответственности, предусмотренной законодательством Российской Федерации.

1.10. Контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях Правительства Ульяновской области осуществляет отдел мобилизационной работы и режима секретности Правительства Ульяновской области, в исполнительных органах государственной власти Ульяновской области – их руководители.

1.11. Руководители структурных подразделений Правительства Ульяновской области и исполнительных органов государственной власти Ульяновской области несут персональную ответственность за организацию и обеспечение установленного настоящей Инструкцией порядка обращения с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, в том числе за обеспечение защиты носителей информации ограниченного распространения и правомочность использования средств автоматизации при подготовке этих документов.

1.12. В случае ликвидации структурного подразделения Правительства Ульяновской области, исполнительного органа государственной власти Ульяновской области решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.

 

2. Порядок обращения с документами и другими
материальными носителями информации, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

 

2.1. Основные правила подготовки, оформления, прохождения и контроля исполнения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяются Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области и исполнительных органах государственной власти Ульяновской области, утверждённой постановлением Правительства Ульяновской области от 20.02.2009 № 61-П, с учётом особенностей, изложенных в настоящей Инструкции.

2.2. Приём, учёт (регистрацию), распределение и хранение документов с пометкой «Для служебного пользования» в Правительстве Ульяновской области осуществляет отдел мобилизационной работы и режима секретности Правительства Ульяновской области.

В исполнительных органах государственной власти Ульяновской области приказом (распоряжением) руководителя назначаются ответственные за учёт и хранение документов с пометкой «Для служебного пользования».

2.3. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы с пометкой «Для служебного пользования». При этом документы на бумажных носителях учитываются по количеству листов, а издания (книги, брошюры, журналы) и машинные носители информации – поэкземплярно.

2.4. Документы с пометкой «Для служебного пользования» учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации, при незначительном объёме таких документов разрешается вести их учёт совместно с другими несекретными документами. К регистрационному номеру документа добавляется пометка «дсп», например: № 68 дсп.

Формы журналов учёта входящих и исходящих документов «Для служебного пользования» приведены в приложениях № 1, 2 к Инструкции.

Запрещается регистрировать такие документы в системе электронного документооборота.

2.5. При регистрации входящего документа с пометкой «Для служебного пользования» в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа основного документа ставится штамп с указанием наименования организации, получившей документ, входящего регистрационного номера, даты регистрации, количества листов основного документа и приложений к нему, например:

 

Правительство Ульяновской области Вх. № _______________________ _________________ 20_____г. Осн. док.______ л., прил. __________л.

 

 

 

 

 

На первом листе каждого приложения к документу с пометкой «Для служебного пользования» в правом нижнем углу ставится штамп «К вх. №_____ » с указанием даты регистрации, например:

 

К  вх. № _____________ _____________ 20___г.

 

 

 

На сброшюрованных приложениях (книгах, журналах, инструкциях) входящие номера проставляются на титульном листе. На документе, присланном во временное пользование, регистрационный штамп с входящим номером проставляется на обороте его последнего листа.

Если приложение с пометкой «Для служебного пользования» не подлежит подшивке в дело (книги, журналы, инструкции), оно берётся на инвентарный учёт по журналу учёта изданий (приложение № 3 к Инструкции), о чём делается отметка на сопроводительном письме.

Машинные носители информации (магнитные, оптические, магнито-оптические диски), содержащие электронные документы с информацией ограниченного распространения, учитываются по журналу учёта машинных носителей информации «Для служебного пользования» (приложение № 4  к Инструкции).

Учётные реквизиты (учётный номер, дата регистрации, пометка «ДСП») проставляются на машинных носителях информации в удобном для просмотра месте.

2.6. Движение документов с пометкой «Для служебного пользования» с момента их получения или подготовки до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам или уничтожения должно своевременно отражаться в журналах учёта.

2.7. Разработка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в служебных помещениях, исключающих ознакомление с ними посторонних лиц.

Документы с пометкой «Для служебного пользования» печатаются с соблюдением установленных мер по защите информации с ограниченным доступом при её обработке на средствах вычислительной техники в соответствии с требованиями руководящих документов Федеральной службы по техническому и экспортному контролю и Специальными требованиями и рекомендациями по технической защите конфиденциальной информации (СТР – К), утверждёнными приказом Государственной технической комиссии  при Президенте Российской Федерации от 30.08.2002 № 282.

2.8. Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам:

 

Для служебного пользования

Экз. № ___

 

или

 

ДСП

Экз. № __

 

Если документ с пометкой «Для служебного пользования» имеет приложение, то об этом делается отметка ниже текста документа от границы левого поля и включает в себя наименование прилагаемого документа (если это не оговорено в тексте сопроводительного письма), его регистрационный (учётный) номер, номер экземпляра, количество листов, например:

 

Приложение:  Перечень сведений, подлежащих засекречиванию (выписка),

 уч. № 6 дсп, экз. № 2, на 5 л.

 

Если приложениями являются издания, сброшюрованные материалы или машинные носители информации, содержащие информацию ограниченного распространения, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

 

Приложение:   1. Специальные требования и рекомендации по технической защите конфиденциальной информации, 1 брошюра, инв. № 27 дсп, экз. № 31.

                          2. Отчёт по форме № 6, CD-R, инв. № 5 дсп, экз. № 1, только в адрес.

 

На обороте последнего листа каждого экземпляра документа с пометкой «Для служебного пользования» сотрудник, печатавший документ, в левом нижнем углу указывает количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, его служебный телефон, свою фамилию и дату печатания, например:

 

Отп. 2 экз.

Исп. И.А.Иванов

40-40-40

Отп. К.И.Петрова

01.04.2010

 

или

 

Отп. 4 экз.

Экз. № 1 – в дело

Экз. № 2 – в Министерство экономики

Экз. № 3 – в Министерство сельского хозяйства

Экз. № 4 – в Министерство здравоохранения

Исп. и отп. И.А.Иванов

40-40-40

01.04.2010

 

При направлении документа с пометкой «Для служебного пользования» более чем в четыре адреса составляется лист рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Лист рассылки подписывается исполнителем или руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками передаются для регистрации и отправки ответственному лицу, осуществляющему учёт и хранение документов с пометкой «Для служебного пользования». Черновики и варианты уничтожаются этим лицом путём измельчения в бумагорезательной машине с отражением факта уничтожения в журналах учёта.

2.9. Документы с пометкой «Для служебного пользования» на всех этапах их прохождения передаются только под расписку.

Входящие, исходящие и внутренние документы с пометкой «Для служебного пользования» выдаются исполнителям по журналам учёта или журналам выдачи документов (приложение № 5 к Инструкции), а дела, издания и машинные носители информации ограниченного распространения – по карточкам учёта выдачи (приложение № 6 к Инструкции).

2.10. Полученные документы, дела, издания, машинные носители информации с пометкой «Для служебного пользования» заносятся сотрудниками в опись документов, находящихся у исполнителя (приложение № 7 к Инструкции).

2.11. Передача документов и дел с пометкой «Для служебного пользования» от одного сотрудника другому осуществляется только с разрешения соответствующего руководителя по описи документов, находящихся у исполнителя.

2.12. Отправка документов с пометкой «Для служебного пользования» в сторонние организации осуществляется через подразделения фельдъегерской или специальной связи, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также нарочным через должностное лицо, имеющее к этим документам доступ.

Для отправки документов с пометкой «Для служебного пользования» используются конверты, изготовленные из плотной бумаги. На лицевой стороне конверта в правом верхнем углу проставляется пометка «Для служебного пользования» (или сокращенно «ДСП»), при необходимости ниже этой пометки проставляется пометка «Лично».

На конверте, кроме адреса и наименования получателя, адреса и наименования организации – отправителя корреспонденции, указываются регистрационные номера вложенных в пакет документов с пометкой «Для служебного пользования».

При направлении нескольких экземпляров одного документа на конвертах после регистрационного номера документа в скобках указываются номера экземпляров.

2.13. Запрещается передача информации ограниченного распространения по открытым каналам факсимильной и телеграфной связи, а также по электронной почте.

2.14. Размножение документов с пометкой «Для служебного пользования» производится с письменного разрешения руководителя, подписавшего (утвердившего) размножаемый документ. Учёт размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

Документы и издания с пометкой «Для служебного пользования», полученные от сторонних организаций, могут быть размножены только с письменного согласия их руководителей.

О снятии копии делается отметка, в которой указываются: количество снятых копий, кому и за какими исходящими номерами они отправлены (переданы), фамилия и подпись лица, производившего снятие копии, дата.

Разрешение руководителя и отметка исполнителя оформляются на обороте последнего листа копируемого документа.

Не допускается снятие копий с документов, на которых стоит пометка, запрещающая снятие копий.

2.15. Документы с пометкой «Для служебного пользования» должны храниться в надёжно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

По окончании рабочего дня все документы с пометкой «Для служебного пользования» убираются в шкафы, а сами шкафы и входные двери от этих помещений закрываются на замок и опечатываются номерными печатями ответственных лиц.

В Правительстве Ульяновской области отдельные документы с пометкой «Для служебного пользования» разрешается хранить непосредственно в структурных подразделениях с обязательным соблюдением мер по обеспечению их сохранности.

2.16. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» в Правительстве Ульяновской области группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел секретного делопроизводства.

В исполнительных органах государственной власти Ульяновской области документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования», и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел текущего года.

Номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется «Документы «Для служебного пользования». Срок хранения такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка «ЭК» (экспертная комиссия).

2.17. Уничтожение документов и дел с пометкой «Для служебного пользования», утративших своё практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту путём сжигания или измельчения на бумагорезательных машинах.

Об уничтожении документов в учётных формах делаются отметки со ссылкой на соответствующий акт.

2.18. При смене работника, ответственного за учёт и хранение документов с пометкой «Для служебного пользования», составляется акт приёма-передачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.

2.19. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распоряжением (приказом) соответствующего руководителя. В состав такой комиссии обязательно включается сотрудник, ответственный за учёт и хранение этих документов.

В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой «Для служебного пользования», проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.

Результаты проверки оформляются актом.

2.20. При снятии пометки «Для служебного пользования» на документах, делах, изданиях или машинных носителях информации, а также в учётных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

Имеющиеся на служебных документах (изданиях) пометки «Для служебного пользования» зачеркиваются одной чертой чернилами или пастой с указанием даты и номера распоряжения (приказа, решения) о снятии пометки и должности лица, снявшего пометку.

 

____________________

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

к Инструкции

 

 

 

 

ЖУРНАЛ

учёта входящих документов «Для служебного пользования» 

 

№ п/п, по­метка  огра­ниче­ния в дос­тупе	Дата регист­рации	Номер и дата  посту­пив­шего доку­мента	Откуда   поступил документ	Вид и   краткое содержание  документа	Количество  листов и номера экземп­ляров		Исполнитель  (подразделе­ние, фамилия), рас­писка в получе­нии и дата	Расписка в обратном приёме от ис­полнителя и дата	Номер дела, в который подшит доку­мент, и номера листов. Номер и дата акта об унич­тожении		Отметки о проверке наличия документов	Примечание
					основ­ного доку­мента	прило­жения			основного документа	прило­же­ния
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13

 

Примечания: 1. Если приложение берётся на инвентарный учёт, то его инвентарный номер проставляется в графе 11.

  2. Графа 12 заполняется при проведении годовых проверок наличия документов, содержащих сведения    ограниченного распространения.

                         

___________________

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к Инструкции

 

  

ЖУРНАЛ

учёта исходящих документов «Для служебного пользования»

 

№ п/п, по­метка  огра­ниче­ния в дос­тупе	Дата регист­рации	Вид и краткое со­держание доку­мента	Подразде­ление и фамилия исполни­теля	Отпечатано		Расписка в получении от испол­нителя до­кумента с чернови­ком, дата	Расписка об унич­тоже­нии черно­вика	Отправлено докумен­тов			Местонахождение документа		Примеча­ние
				коли­чество эк­земп­ляров	коли­чество листов в эк­земп­ляре			номера экзем­пляров	куда и кому	номер рее­стра (рас­писка в по­лучении) и дата	номер дела, номера листов	номер  и дата акта об унич­тоже­нии
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

 

 

 

________________________________

 

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3

к Инструкции

 

ЖУРНАЛ

учёта изданий «Для служебного пользования»

 

№ п/п, по­метка  огра­ниче­ния в дос­тупе	Дата регист­рации	Наимено­вание из­дания	Откуда посту­пило или кем издано	Входящий номер и дата со­прово­ди­тель­ного письма	Ко­личе­ство эк­земп­ля­ров	Номера экземп­ля­ров	Отправлено			Номер  и дата акта об унич­тоже­нии	Примеча­ние
							куда и кому	количество и номера эк­земпляров	номер исхо­дящего письма, рее­стра (рас­писка в полу­чении) и дата
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

 

 

_________________

 

ПРИЛОЖЕНИЕ № 4

к Инструкции

 

 

 

ЖУРНАЛ

учёта машинных носителей информации «Для служебного пользования»

 

№ п/п, по­метка  ограниче­ния в дос­тупе	Дата регист­рации	Тип ма­шинного носителя информа­ции	Откуда поступил или кому направ­лен	Коли­чество экземп­ля­ров	Номер экзем­пляра	Расписка в полу­чении (фамилия, подпись, дата)	Расписка в об­ратном приёме (фамилия, под­пись, дата)	Отметка об уничтожении бракованных машинных носителей информации (подпись, дата)	Отметка об уничтоже­нии машинных носите­лей информации, стира­нии информации (номер и дата акта)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

____________________

 

ПРИЛОЖЕНИЕ № 5

к Инструкции

 

ЖУРНАЛ

учёта выдачи документов «Для служебного пользования»

 

№ п/п	Дата выдачи	Учётный номер и дата документа	Номер экземпляра	Количество листов в экземпляре	Расписка в полу­чении (фамилия, подпись, дата)	Расписка в об­ратном приёме (фа­милия, под­пись, дата)
1	2	3	4	5	6	7

_________________

 

ПРИЛОЖЕНИЕ № 6

к Инструкции

 

КАРТОЧКА
учёта выдачи дел, изданий, машинных носителей информации
ограниченного распространения

 

(вид носителя информации, его краткое содержание, реквизиты – регистрационный номер

(инвентарный) и дата, номер экземпляра (тома), количество листов)

 

Дата выдачи	Кому выдан (подразделение, фамилия исполнителя)	На скольких листах. Номера листов документа (дела)	Расписка в получении, дата	Расписка в обратном приёме, дата
1	2	3	4	5

 

 

____________________

ПРИЛОЖЕНИЕ № 7

к Инструкции

 

ОПИСЬ*

документов «Для служебного пользования»,
находящихся у исполнителя

 

№ п/п	Дата   полу­чения	Номер документа			Вид и краткое содержание документа	Количество листов	Расписка в обратном приёме и  дата
		входя­щий	инвен­тарный	исходя­щий или внут­ренний
1	2	3	4	5	6	7	8

 * Опись уничтожается после окончания годовой проверки наличия документов с пометкой «Для служебного пользования».

 

___________________